O principal interesse de uma folha de cálculo é permitir automatizar cálculos, ou seja, utilizar células para efectuar operações em função dos valores de outras células. A folha de cálculo calcula novamente assim todos os valores a cada mudança de um valor de uma célula.
Fala-se assim de fórmula para designar a expressão que, uma vez introduzida numa célula, permite à folha de cálculo efectuar automaticamente um cálculo a partir dos valores de outras células e dar um resultado.
As fórmulas podem assim conter referências a outras células, expressões, ou funções.
A introdução de uma fórmula faz-se seleccionando uma célula e seguidamente utilizando a barra de fórmulas.
Para escrever uma fórmula basta começar a escrever o sinal de igualdade (=) seguidamente as referências das células a utilizar e eventualmente dos operadores e/ou funções.
É igualmente possível clicar no botão Fórmula da barra de fórmulas. Assim, o exemplo abaixo esquematiza a utilização de uma fórmula na célula C15 para efectuar a soma das células D11 e D13.
Quando clica na tecla ENTER, a folha de cálculo calcula o valor da célula C15 e mostra o resultado :
No exemplo abaixo, vamos ver como utilizar as fórmulas a fim de calcular automaticamente o preço TTC (Todas as Taxas Compreendidas) de uma lista de artigos cujo preço é dado “sem IVA” (GH), seguidamente calcular o preço total destes artigos.
Para ter o montante TTC do artigo 34FR453, basta acrescentar ao seu montante GH o montante equivalente à taxa, ou seja o montante GH que multiplica o valor do IVA (19.6% no nosso caso) :
Montant_TTC = Montant_HT + Montant_HT*TVA
No caso acima,
= D6 + D6*D11
Para calcular o montante TTC do artigo 34FR453, basta por conseguinte inicialmente seleccionar a célula que corresponde a este cálculo (E6), seguidamente começar a escrever a fórmula (quer começando com o sinal igual, quer clicando no botão de fórmula).
A folha de cálculo está então em modo introdução de fórmula, resta então:
No segundo caso, um clique sobre a célula D6 vai automaticamente acrescentar o seu nome na barra de fórmula, um novo clique sobre esta célula vai afixar D6+D6 porque a adição é a operação por defeito na folha de cálculo. É suficiente seguidamente pressionar a tecla * para assinalar que deseja fazer uma multiplicação, e seguidamente selecionar a célula D11.
A fim de validar a fórmula, é necessário clicar em Enter ou utilizar o botão Enter da barra de fórmula. A folha de cálculo vai então mostrar o resultado do cálculo a nível da célula E6:
Imagine agora que deseja copiar esta fórmula para a utilizar nos outros artigos. Basta seleccionar a fórmula (célula E6), copiá-la, seguidamente seleccionar o bloco de células de E7 a E9 (notado E7: E9) e de colar a fórmula previamente copiada. Eis o resultado:
Pode-se observar que a fórmula uma vez copiada não dá os bons valores :
Com efeito, quandose clica numa das células, apercebe-se que a folha de cálculo faz referência aos preços sem Iva relativos aos bons artigos, mas que a referência à célula que dá o IVA está errada (D13 em vez de D11).
Isto deve-se ao facto de as referências introduzidas previamente serem referências relativas. A folha de cálculo efectua por isso automaticamente o desfasamento das referências às células aquando da cópia. Assim, para evitar que a folha de cálculo desloque a referência à célula que indica o IVA é necessário utilizar uma referência absoluta ($D$11). Retomemos a fórmula:
A folha de cálculo dá então um resultado coerente :
É igualmente possível utilizar funções nas fórmulas, permitindo fazer cálculos avançados. A maior parte das folhas de cálculo oferece um grande número de funções integradas (o Excel propõe mais de 400).
Retomemos o exemplo acima. Se desejarmos calcular automaticamente o total GH e TTC das encomendas, é possível utilizar a função Soma ()). Para o efeito, basta seleccionar a célula na qual deseja ver a soma, escrever uma fórmula (começando pelo sinal =) utilizando a função Soma (). Existem várias maneiras de escrever a função Soma ():
Qualquer que seja a maneira escolhida, é essencial precisar os argumentos da função Soma (), ou seja, precisar as células cuja soma deve ser feita. Duas possibilidades oferecem-se de novo ao utilizador:
Eis o resultado interpretado pela folha de cálculo :
