Uma folha de cálculo apresenta os dados e as fórmulas sob a forma de um quadro (linhas e colunas) chamado folha de cálculo.
Uma folha de cálculo é constituída por linhas (numeradas com a ajuda de números) e colunas (numeradas com a ajuda de letras). O cruzamento de uma linha e uma coluna chama-se célula. Uma célula é por conseguinte localizada por um número e por uma letra.
Uma folha de cálculo pode assim conter até 65536 linhas e 256 colunas, ou seja, mais de 17 milhões de células.
Cada uma das células da folha de cálculo pode conter valores. Estes valores ou são introduzidos directamente (números, texto, data,…) ou calculados automaticamente; com a folha de cálculo fala-se então de fórmulas, ou seja, expressões que permitem calcular um valor, eventualmente em função dos valores de uma ou várias outras células da folha de cálculo.
A folha de cálculo possui assim um grande número de funções integradas que permitem efectuar cálculos matemáticos, estatísticos,…
Eis um exemplo de folha de cálculo que contém notas de alunos e cujas médias são calculadas automaticamente pela folha de cálculo:
