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Faturação eletrônica: aspectos práticos e legais

Março 2015


A desmaterialização das faturas tornou-se uma estratégia importante para reduzir os custos das empresas. Se os benefícios de tal dispositivo são muitos, a transição para a troca eletrônica de nota fiscal deve atender a vários condicionamentos jurídicos e práticos. Tanto em termos de faturamento selecionado (estruturados ou não) como o processo de autenticação (assinatura eletrônica) ou a retenção de documentos (registro eletrônico). Muitos passos necessários para estar em dia com o fisco. A atualização sobre as normas que regem este dispositivo, os diferentes tipos de desmaterialização e os passos essenciais de criação de um sistema de faturamento eletrônica.


As vantagens da materialização de faturas

  • Ganhos financeiros :redução de uso de papel e dos custos dos envios. O custo de uma fatura papel eleva-se em média à 17€, o custo de uma fatura desmaterializada (que entra ou que sai) gira em torno de 4€ (fonte: prestadores de serviço).
  • Ganho de produtividade : uma solução de desmaterialização integral que faz apelo à um ou à vários terceiros de confiança (para o envio, a certificação, e a arquivamento) evita a mobilização do pessoal nas tarefas sem valor agregado.
  • O arquivamento eletrônico permite encontrar imediatamente uma fatura, por solicitação da administração fiscal ou do cliente.
  • Consulta em contexto móvel (via os cofres fortes eletrônicos)
  • sem prazo de transmissão dos documentos (entra no caixa mais rapidamente)
  • Integração possível com os softwares de fatura (SAP)
  • As faturas eletrônicas tem um valor com provas/irrefutáveis (na medida onde a legislação estrita que as enquadra é respeitada)
  • Disponibilidade do sistema: a maior parte das grandes empresas instalou o faturamento eletrônico para seus fluxos, que entram e que saem, o que facilita a transição para a desmaterialização para seus fornecedores.

Dois tipos de faturas eletrônicas

  • As faturas ditas « estruturadas ». Aquelas que são emitidas com o respeito das diferentes normas de troca de dados informatizados, reconhecidas pela administração fiscal. Elas correspondem à diferentes formatos que respeitam as normas EDI (ex :EDIFACT, VDA, Ainsi), XML ou outros formatos similares (ex : IDoc de SAP).


Estes formatos propõem estruturas de sintaxe e de balizas, que permitem aos usuários de encontrar e identificar as informações essenciais em uma dada busca (nome do cliente, número de encomenda, quantia da TVA), principalmente em casos de solicitação da administração fiscal

A instalação de uma solução da desmaterialização estruturada necessita passar por um ou vários prestadores, e assim mostra-se mais custosa.
  • As faturas ditas « não estruturadas ». Estas são enviadas sob um formato eletrônico não modificável. Os formatos mais empregados são PDF e JPEG. Elas não permitem sempre encontrar as informações contidas onde seu conteúdo não for completamente interpretável informaticamente. Note-se que certos formatos não estruturados (Word/Excel) deveriam ser evitados, considerando seu caráter modificável e assim discutível.


Este tipo de fatura eletrônica é menos custoso, e assim mais acessível para as empresas de tamanho intermediário.

Dois modos de faturamento


Distingue-se :
  • O faturamento dito « simples » : neste caso, a troca de faturas é realizada pela via eletrônica entre cliente e fornecedor, a prova jurídica desta troca é a fatura « papel » (o tratamento jurídico da transmissão não é afetada)
  • A desmaterialização fiscal: A troca de faturas é realizada somente pela via eletrônica, o que permite evitar a emissão redundante de uma fatura papel (o documento numérico e certificado com valor de prova). Neste caso, os arquivos devem ter normas, e responder a certas restrições de instalação. Com efeito,; a fatura, enquanto documento fiscal, é utilizada entre outras coisas para apresentar a quantia da TVA e constituir uma prova em caso de controle da administração fiscal.

Assinatura eletrônica e arquivamento: duas etapas essenciais


Além do acordo formal entre as empresas que procedem à troca eletrônica de suas faturas, um conjunto de etapas é necessário para a validação deste procedimento aos olhos da lei. Com muito mais razão quando a fatura emitida não é "estruturada".
  • A assinatura eletrônica de faturas: É fornecido por um terceiro certificador (prestador de serviços de certificação ou Autoridade de certificação), o que permite de emitir « um certificado eletrônico » para cada fatura emitida, para autenticar o signatário de origem dos dados transmitidos. O certificado eletrônico transmitido ao destinatário contém elementos que lhe permite verificar os documentos transmitidos. As faturas podem ser assinadas eletronicamente individualmente ou então por lote (para o mesmo destinatário).

Veja também as dicas Certificado e fatura eletrônica; Assinarura eletrônica; E-comércio e Assinatura eletrônica
  • O arquivamento e a conservação de faturas: as empresas têm a obrigação de conservar suas faturas (eletrônicas ou papel) durante um prazo de 10 anos. No quadro da desmaterialização fiscal (sem impressão papel), as empresas podem conservar um duplo eletrônico da fatura, com a condição de garantir «(a autenticidade, a integralidade e a perenidade)" que cobre o prazo de conservação. Neste caso, elas devem apelar uma prestadora de serviços que fornecem serviços de armazenagem ou cofre forte eletrônico, em conformidade com a lei.

Faturamento eletrônico no Brasil


A certificação digital e a validade dos documentos eletrônicos
Nota fiscal eletrônica
Código da nota fiscal eletrônica no Brasil
Assinatura virtual
O documento eletrônico e a assinatura digital
decreto de lei

Alguns fornecedores de solução de desmaterialização das faturas

Brasil


Faturabc
Web contas
Shift
Eletr-nico

Outros países


Adesium
Itesoft
Seres
Esker (Esker on Demand)



Tradução feita por Ana Spadari
Para uma leitura offline, é possível baixar gratuitamente este artigo no formato PDF:
Faturacao-eletronica-aspectos-praticos-e-legais.pdf

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Artigo original publicado por CommentCaMarche. Tradução feita por ninha25. - última modificação por pintuda
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