Descubra o Google Docs
Qualquer internauta já usou, pelo menos uma vez, um aplicativo de processamento de texto, como o Microsoft Office, o WordPerfect ou o OpenOffice.org. Apesar da influência da Microsoft, o Google não hesitou em desenvolver uma suíte de processamento de texto para escritório de sua marca. Mas, ao contrário de seus concorrentes, ele propõe um produto totalmente gratuito e 100% web, basta ter um navegador internet e uma conta do Google para criar e compartilhar documentos.
Na página inicial do Google, clique no link Mais situado na margem superior da janela e em Docs no menu suspenso que se abre. Você também pode digitar www. docs.google.com na barra de endereços do seu navegador web.
Na janela que aparece, faça o login de sua conta do Google e clique no botão Conexão (se você não possui uma conta, clique no botão “Adotar Google Docs a partir de agora”). A página inicial do Google Docs abrir-se-á imediatamente:
Quando você abre o Google Docs pela primeira vez, você verá uma imensa zona vazia. É aí que serão indexados os documentos que você criará ou importará (filiação, acompanhamento, compartilhamento, etc.). As ações aplicáveis aos arquivos podem ser selecionadas na barra de ferramentas situada no logotipo deste serviço. Também é possível efetuar pesquisas a partir do campo situado na margem superior da janela:
Importar documentos existentes
Como os documentos que você criar com esta ferramenta de escritório serão salvos online, isto pode criar problemas de privacidade. Por esta razão, o Google garante que a privacidade dos arquivos é perfeitamente assegurada, com a condição de não publica-los na Internet, ou permite que certas pessoas leiam ou alterem o documento. Os robôs automatizados, que transitam pela Web para indexar seu conteúdo, também não podem acessar seus documentos.
Depois de dissipar estas primeiras dúvidas, você pode começar a importar os arquivos presentes em seu computador. Graças ao Google Docs, eles serão acessíveis, a qualquer hora, no mundo inteiro. Os formatos de arquivos reconhecidos são:
HTML, texto bruto, Microsoft Word, ODT e RTF para o processamento de texto.
XLS, ODS, CSV, TSV, TXT e TSB para as planilhas.
PPT e PPS para as apresentações.
Clique no botão Importar na barra de ferramentas. Na janela que se abre, clique no botão Percorrer e procure o arquivo a ser baixado. Atenção, existe um limite máximo de arquivos, isto é, 500 KB para os documentos de texto, 10 MB para as apresentações e 1 MB para as folhas de cálculo.
Redija uma pequena descrição do documento se o nome e/ou título do arquivo não for muito explicito. Para terminar, clique no botão Transferir um arquivo. Depois da importação, o documento será aberto e você poderá editá-lo. Feche o documento clicando no botão Salvar e fechar.
Este modo de importação apresenta tem uma grande desvantagem, você deverá repetir a operação para cada documento importado, o que toma muito tempo. Para evitar essa perda de tempo, é possível enviar até dez arquivos por e-mail. O endereço de destino é especificado na seção Importar por e-mail os documentos e arquivos da janela Importar um arquivo.
Criar um documento
Para trabalhar com um novo arquivo, clique no botão Criar na barra de ferramentas. No menu suspenso que se abre, escolha o tipo de documento a ser criado: um documento de texto, uma folha de cálculo ou software de apresentação. Você não terá nenhuma dificuldade para utilizar o Google Docs. Não hesite em dar uma olhada nos menus e sub menus disponíveis.
O botão Criar também permite adicionar uma nova pasta, na qual você armazenará seus arquivos. Você deve atribuir-lhe um nome e uma cor. Em seguida o arquivo aparecerá na guia da esquerda. Se você não o vir, clique no sinal +, situado ao lado de Todos os arquivos, para abrir a lista de arquivos. Ao clicar com o botão direito em um documento, você abrirá um menu de contextuo com diversas opções. Você poderá, por exemplo, alterar o nome de uma pasta ou excluí-la.
Manipular documentos
A página inicial do Google Docs é o seu centro de controle. Todas as operações aplicáveis aos arquivos são se reúnem aqui. Ao clicar com o botão direito em um arquivo, um menu de contexto aparece.
Os comandos presentes são quase os mesmos, seja qual for o tipo de arquivo. Somente as opções de backup podem variar. Estas opções permitem converter seus documentos do Google para o formato padrão e registra-los em seu disco rígido. Assim, você dispõe de uma cópia “local” de seus arquivos online (nunca se sabe, em informática, tudo pode acontecer).
A opção Publicar é particularmente interessante pois ela autoriza a publicação de um arquivo na Web com um clique do mouse. Assim, ele estará disponível para consulta para todas as pessoas que você comunicou o seu URL. Obviamente, você pode interromper a publicação do seu arquivo a qualquer momento. Saiba que, para publicar uma folha de cálculo, você deve impreterivelmente abrir e passar pela guia Publicar, que fica no canto superior direito da janela.
Quando você exclui um arquivo, este é temporariamente armazenado na lixeira. Para apagar definitivamente os documentos, basta esvazia-la. Para mover um documento para uma pasta, basta fazer um simples Arrastar/Soltar com a ajuda do mouse. Você pode recorrer ao botão Mover para da barra de ferramentas. Quando você examinar a lista dos arquivos em Todos os elementos, você verá, em primeiro lugar, o nome do documento e, depois, eventualmente, o nome da pasta na qual ele está registrado.
Ao clicar na estrela branca que precede o nome de um documento, o mesmo é indexado em Acompanhamentos, na guia da esquerda. Você também pode acessar documentos importantes sem precisar procurar entre dezenas de arquivos, com um simples clique.
Você pode abrir e gerenciar, simultaneamente, vários arquivos. Cada documento é mostrado em uma janela separada. Desta maneira, você passa de um documento para outro, sem problemas. Não se esqueça de salvar regularmente seus documentos (somente as planilhas têm um “backup automático”).
Dica: no Google Docs, assim como em outros softwares, você pode usar atalhos do teclado.
Compartilhar documentos
O Google Docs dispõe de uma função de compartilhamento particularmente eficaz. Para compartilhar um arquivo, basta clicar com o botão direito em seu nome na página inicial e selecionar a opção Compartilhar. Este método rápido é recomendado para os documentos de texto e as apresentações. Já para as planilhas, nós sugerimos abrir o arquivo e clicar na guia Compartilhar. As opções, presentes no formulário que aparece, são mais numerosas do que as do menu de contexto. Você pode convidar dois tipos de usuários, os:
Colaboradores: eles podem modificar os arquivos e copiá-los em seu computador. Se você autorizar, eles também poderão convidar outras pessoas para trabalhar no documento.
Leitores: eles podem apenas consultar a última versão de um documento (nenhuma modificação é autorizada), mas eles podem copiá-lo em seu computador.
Se você quiser, você será prevenido por e-mail, das modificações operadas sobre o arquivo, diariamente. Para convidar usuários, digite seus endereços de e-mails, separados por uma vírgula, na zona de texto e clique no botão Convidar colaboradores (ou “Convidar leitores”). As pessoas convidadas receberão um e-mail contendo um link no qual eles deverão clicar para acessar ao documento. A partir daí, os convidados poderão modificar o arquivo em tempo real. Se você olhar o documento enquanto um colaborador estiver trabalhando, as alterações serão feitas na sua frente.
Para remover colaboradores e leitores, clique na guia Compartilhar ao abrir o documento. Na seção Compartilhar com outras pessoas, clique no link Remover na pessoa que deseja excluir.
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