Chama-se “R&I” (recepção e inspecção) à verificação da conformidade da obra ao pedido formulado no processo de concepção geral. O R&I é um processo rigoroso e metodológico efectuado a partir da recepção da encomenda. É realizado em conformidade com o processo de controlo estabelecido pelo controlo de cliente, reunindo os documentos que definem a maneira como a obra deve ser controlada. O período de R&I é às vezes temporário, durante um período de tempo chamado prazo de garantia.
Esta etapa conclui-se aquando da expiração do prazo de garantia, com a redacção de um recibo de (cópia do recibo definitiva) assinado cliente e o mestre de obra, contendo as observações do cliente e eventualmente a recusa da obra se não estiver conforme ao caderno de encargos.
A prova consiste em verificar a conformidade das capacidades da obra às especificações técnicas do cliente.
A instalação de sítios piloto permite testar a obra na sua dimensão técnica, assim como a nível da organização e da adesão dos utilizadores. A experiência dos sites piloto permite preparar melhor a colocação em linha, avaliar a carga, e de identificar as dificuldades a priori.
A generalização coniste em pôr a obra a funcionar junto dos utilizadores finais. Se esta etapa teve êxito nos sítios piloto, não significa sistematicamente que a etapa generalizada vá ter êxito. Com efeito, aquando da experimentação, os utilizadores têm uma motivação que os utilizadores finais não têm. Além do mais, cada disfuncionamento da obra é registado durante a prova. A generalização implica geralmente mudanças na maneira de trabalhar dos utilizadores, o que trava a adopção do produto pelos utilizadores. Com efeito, os utilizadores finais procuram geralmente uma motivação fisiológica na sua vida profissional (aumento dos rendimentos e do estatuto hierárquico) e segurança de emprego. Uma mudança nos seus hábitos de trabalho é por conseguinte um obstáculo a estes objectivos.
Designa-se assim por “condução da mudança” a todos os elementos que permitem fazer de modo a que os utilizadores finais utilizem realmente o produto, e por conseguinte alterem os seus hábitos. Este termo engloba nomeadamente a formação dos utilizadores para a utilização do produto, bem como o acompanhamento dos utilizadores (hot Line).
Por outro lado, quando o projecto visa um número de utilizadores finais considerável, não é frequentemente possível passar directamente de uma experimentação a uma generalização. Segundo a obra, pode ser necessário fazer testes adicionais, ou seja, simular um número de utilizadores cada vez maior a fim de considerar se o produto é potencialmente capaz de suportar a carga total (utilização simultânea pelo número de utilizadores previsto no caderno de encargos).
A fase de capitalização consiste em fazer um balanço do projecto capitalizando-o, ou seja registando a experiência ("knowhow") que decorre do projecto a fim de melhorar a eficácia na condução de projectos futuros. Por isso é indispensável, no fim de um projeto, organizar o “arquivo” destas informações e permitir a sua recuperação. Esta organização toma o nome de “gestão do conhecimento” (ou em inglês “knowledge management”, abreviada geralmente sob a notação “KM”).
Designa-se por manutenção o conjunto das operações de modificação de um software operacional que deixa intactas as suas funcionalidades básicas. A manutenção permite por conseguinte manter um sistema em funcionamento, rectificando as anomalias da obra e tendo em conta os pedidos de evolução dos utilizadores.
Distingue-se geralmente a manutenção correctiva, consistindo em corrigir os erros do sistema, da manutenção evolutiva que consiste em alterar o sistema para lhe conferir novas funcionalidades.