Workflow - Gestão dos processos de negócio

Workflow

Chama-se "WorkFlow" (traduz-se literalmente por "fluxos de trabalho") a modelização e a gestão informática do conjunto das tarefas a realizar e dos diferentes atores implicado na realização de um processo do negócio (também chamado processo operacional). O termo de Workflow poderia, por isso, traduzido em português por Gestão eletrônica dos processos do negócio.

Um processo operacional representa as interações sob a forma de troca de informações entre diversos atores, como:

• humanos,
• aplicações ou serviços,
• processos terceiros.

De maneira prática, um WorkFlow pode descrever:

• o circuito de validação,
• as tarefas a realizar entre os diferentes atores de um processo,
• os prazos a respeitar,
• os modos de validação

Fornece além disso, a cada um dos atores, as informações necessárias para a realização da sua tarefa. Para um processo de publicação online, por exemplo, trata-se da modelização das tarefas do conjunto da cadeia editorial, da proposta do editor à validação pelo responsável de publicação:

O exemplo acima é uma representação muito esquemática que poderia ser um workflow de publicação de documento numa intranet com o auxílio de um interface de publicação:
<ol>

• O editor propõe um artigo ao chefe de rubrica
• O chefe de rubrica lê o documento e o valida
• O editor chefe acha que o documento possui elementos incompatíveis com a atualidade e devolve o documento ao editor
• O editor reexamina a sua cópia e apresenta-a ao chefe de rubrica
• O chefe de rubrica corrige algumas gralhas e transmite o artigo ao editor chefe
• O editor chefe valida o documento para uma publicação online

</ol>

Tipologias de workflow

Distinguem-se geralmente dois tipos de Workflow :

• O workflow processual (também chamado workflow de produção ou workflow diretivo) que corresponde a processos operacionais conhecidos da empresa e sendo objecto de procedimentos pré-determinados: o andamento do workflow é mais ou menos bloqueado;
• O workflow ad hoc baseado num modelo de colaboração, no qual os atores intervêm na decisão do andamento: o andamento do workflow é dinâmico.

Motor de workflow

O motor de workflow é o instrumento que permite modelar e automatizar os processos operacionais da empresa. Este tipo de instrumento permite assim formalizar as regras operacionais da empresa para automatizar as tomadas de decisão, quer dizer, o ramo do workflow a escolher, em função do contexto dado.