Utilização do correio

Um serviço de mensagens, software que permite redigir, consultar e enviar os seus correios electrónicos, é compostos geralmente de várias janelas. As janelas principais de tal software são geralmente as seguintes:

• Pastas (Folders) : a maior parte dos softwares permite classificar as mensagens por pastas, como os arquivos do disco duro.
• A receber, Entrada, Caixa de recepção (em inglês In, Incoming): representa a caixa de recepção principal do correio,
• Elementos enviados, Caixa de envio (Out, Sent): são as cópias das mensagens que enviou
• elementos suprimidos, Reciclagem ou Caixote de lixo (Deleted, Trash): trata-se do caixote de lixo, quer dizer, da pasta que contém os correios electrónicos suprimidos. Quando as mensagens aparecem no caixote de lixo, é ainda possível recuperá-las. Para as suprimir definitivamente, é necessário esvaziar (purgar) o cesto,
• Pastas (Folders): a maior parte dos instrumentos permite classificar os correios por processo, como os dos directórios do disco duro.

Campos do correio electrónico

Eis o significado dos campos a preencher quando envia um mail:

• De (From): é o seu endereço electrónico, na maior parte do tempo não terá de preencher este campo porque é definido geralmente pelo serviço de mensagens de acordo com as suas preferências
• A (To): este campo corresponde ao endereço electrónico do destinatário
• Objecto (Subject): trata-se do título que o seu destinatário verá quando ler o correio
• Cc (Cópia Carbono): isto permite enviar um mail a várias pessoas, escrevendo os seus endereços respectivos separados por vírgulas
• Bcc (Blind Carbon Copy, traduzem Cópia Carbono Invisível, notada Cci, às vezes Cópia escondida): trata-se de uma simples Cópia Carbono com a diferença de que o destinatário não vê no cabeçalho a lista das pessoas em cópia escondida
• Mensagem : é o corpo da sua mensagem

A função Cópia Carbono permite pôr em cópia pessoas não referidas directamente na mensagem e que deseja informar do conteúdo da mensagem ou do facto de ter enviado o correio "tal" ao destinatário (s).

A função Cópia Carbono Invisível permite pôr em cópia pessoas sem que os destinatários ou os destinatários escondidos vejam quem está em cópia. É recomendado, aquando do envio de mail a várias pessoas, pô-las em Cópia Carbono Invisível para evitar que um dos destinatários responda a todos ou constitua uma lista de endereços.

As outras funções do serviço de mensagens são:

• Ficheiro em anexo, Peças em anexo (Attached Files, Attachments): é possível juntar um ficheiro um correio precisando a sua localização no disco duro
• Assinatura : se o cliente de serviço de mensagens o permitir, é frequentemente possível definir uma assinatura, quer dizer, algumas linhas de texto que serão acrescentadas no fim do correio.

O que fazer de uma mensagem

As operações sobre os mails são múltiplas:

• Novo, compôr ou escrever (New): escrever uma nova mensagem
• Suprimir (Erase, Delete, Remove): apagar uma mensagem
• Armazenar, arquivar (Estore, Apoio): copia uma mensagem para um lugar mais seguro…
• Imprimir (Print): imprime uma mensagem
• Responder (Reply): envia uma mensagem de resposta ao remetente (incluindo às vezes a sua própria mensagem no corpo do documento, com cada linha precedida do sinal “>” e o assunto inicial precedido “de Re: ” para mostrar que se trata de uma resposta). O botão Responder a todos (em inglês Reply All) permite enviar uma resposta ao remetente bem como a todas as outras pessoas que estavam em destinatário ou cópia.
• Fazer seguir, transferir (Forward): reencaminhar a mensagem a alguém indicando que a mensagem provém de si. O assunto é precedido geralmente de Fwd: para indicar que se trata de uma mensagem que foi reencaminhada.
• Redirigir, transmitir, encaminhar (Redirect, transmitiu): retransmitir a mensagem a alguém indicando a proveniência de origem da mensagem. O assunto é precedido, geralmente, de Tr: para indicar que se trata de uma mensagem que se transmitiu.